Письму, как и любому другому объекту в системе, можно назначить ответственного. Вы можете включить автоподстановку ответственного за письмо в настройках почтового ящика.
Чтобы активировать функцию, перейдите в модуль «Почта» и нажмите троеточие - выберите пункт настройка ящика.
Поставьте галочку напротив «Автоподстановка ответственного» и нажмите «Сохранить».

Теперь система будет автоматически назначать ответственного за письмо, если в CRM уже есть компания и контакт с таким же email адресом и у объекта указан ответственный.