Вы можете настроить Synergy CRM таким образом, чтобы при получении письма от неизвестного отправителя система автоматически создавала карточку контакта.
Откройте модуль «Почта» и нажмите на троеточие рядом с почтой и выберете пункт настройка ящика

В открывшемся окне отметьте галочкой «Создавать контакт при получении» или «Создавать контакт после ответа». Сохраните изменения. Вы можете не использовать данную возможность, а создавать карточку контакта из входящего письма в ручном режиме.